.st0{fill:#FFFFFF;}

Kuidas töötada mitte rohkem, vaid nutikamalt – tulemuspäevik aitab 

 October 16, 2015

By  Marko Rillo

Mida Sa arvaksid päeviku pidamisest? Püüan Sind selleks veenda. Väidan, et ühe spetsiaalse päeviku pidamine aitab Sul juhina ennast paremini kõrvalt jälgida, mõtestada oma saavutusi ja vajakajäämisi ning lõppkokkuvõttes töötada mitte rohkem, vaid nutikamalt. Selleks on tulemuspäevik. Ühtlasi aitab see Sul palju tõhusamalt tööd teha kui oled otsinud endale executive coach‘i, kes Sind kõrvalt vaatab.

Arvatavasti tunned Sa ennast jooksmas kui orav rattas. Käsil on pidev tulekahjude kustutamine, probleemide lahendamine. Sa oled juba ennast kurssi viinud erinevate ajajuhtimise tehnikatega – proovid struktureerida päeva ja aega võtta tähtsate-mittepakiliste teemadega tegelemiseks. Need lubavad küll organisatsiooni sihte paremini saavutada, kuid ööpäeva tundidest jääb vajaka iseenda peale mõtlemiseks.

Juhi amet nõuab aga justnimelt pidevat tööd iseendaga. Aeg esitab uusi väljakutseid ja neid tuleb koos oma kolleegidega saavutada, siis eeldatakse juhilt pidevat arengut. Võib õppida läbi eksimuste. Võib käia koolis, et uusi teadmisi saada või leida endale coach või mentor. Aga iseenda toetamiseks võib abi olla hoopis lihtsamast töövahendist, milleks on paberile koostatud peegelpilt.

Tutvustan Sulle tulemuspäevikut. See on lihtne töövahend, mille abil on Sul võimalik stressirohkes olukorras regulaarselt aeg maha võtta ja mõtiskleda oma tegemiste üle. Minu soovitus on avada tulemuspäevik kord nädalas hetkel, kui saad veerand tundi rahulikult ennast muudest tegemistest välja lülitada ja keskenduda ühekorraga ainult ühele väga olulisele teemale. Selleks oluliseks teemaks oled Sina ise.

Tulemuspäevik on isikliku arengu tööriist, mille sarnaseid on psühholoogidel mitmeid. Ise olen võtnud kasutusele sellise, mis tugineb lihtsal loogikal. Neli inglisekeelset sõna, mille akronüüm on STEP ja mis võtab igal nädalal ainult 15 minutit Sinu ajast.

Stop, Think, Evaluate, Proceed on klassikaliselt kasutusel kriisinõustamises. Või olukorras kus on tarvis talitseda mõtlematuid murdeealisi. Aga analoogia töötab päris hästi ka juhtimises. Ka oma tööl võid Sa ennast sageli leida kriiside keskelt või mõnes situatsioonis tundub Sulle ka mõne kolleegi käitumine pubeka omana. Niisiis – neli sammu on järgmised.

[thrive_custom_box title=”Neli sammu iseendale mõtlemiseks” style=”light” type=”color” color=”#8224e3″ border=”#81d742″]

  • Stop. Esiteks aeglusta ja seisata. Lülita võimalusel e-maili ja sõnumite teavitused välja samuti pane telefon vaikseks. Eemalda ennast välistest segajatest nii, et Sa saad tõesti aja maha võtta ja järgnevale keskenduda. Meenuta alustuseks kõige olulisemat, mida Sa nädala jooksul tegid. Pane need järjest kirja – positiivsed ja negatiivsed tegemised. Proovi leida minimaalselt kolm pluss kolm tegevust, mida Sa hakkad süvitsi lahkama.
  • Think. Kui nimekiri on valmis, siis järgmiseks mõtle, et mis igaühe puhul täpsemalt juhtus. Kirjuta lahti, et kuidas Sa midagi tegid. Mõnel juhul võib olla tarvis kirjutada isegi põhjalikumalt – näiteks juhul kui Sa pisut teravalt reageerisid mõnele alluva tegevusele ja Sa proovid ise paremini aru saada, et mis Sind täpselt alluva käitumise juures ärritas.
  • Evaluate. Hinda, et millised olid võimalikud alternatiivsed käitumisvariandid selles olukorras. Mõtle ühtlasi läbi, et milline võiks olla nende alternatiivide mõju.
  • Proceed. Kirjuta oma lõplik hinnang, et mida Sa edaspidi teeksid selles olukorras teisiti. Võib-olla on Sul tarvis koostada iseendale käitumisjuhend selleks, et Sa suudaksid ennast sarnases olukorras paremini kõrvalt jälgida ja käitumist kohandada.

[/thrive_custom_box]

Tulemuspäevik annab Sulle võimaluse peegeldada oma viimase nädala tegemisi. Seejuures peaksid Sa tähelepanu pöörama eelkõige küsimusele, et KUIDAS Sa midagi tegid, mitte ilmtingimata MIDA Sa saavutasid. Tulemuspäeviku pidamisel on kaks eesmärki.

  • Esiteks sisaldab see õnnestumisi, et iseendale kiitust avaldada. Saad endale pakkuda präänikut nende sammude eest, mis Sul arenguteel juba hästi hakkavad välja tulema. Sa ei märka juhina oma nutikaid proaktiivsed tegevusi, mis samas aitavad ära hoida võimalikke suuremaid probleeme tulevikus. Proovi neid tähele panna ja ütle iseendale: hästi tehtud!
  • Teiseks lubab see hinnata oma vajakajäämisi. Maaja Vadi Tartu Ülikooli Majandusteaduskonnast on neid tabavalt kutsunud õppeotstarbega õnnestumisteks. Nende pärast ei pea Sa ennast süüdi tundma, vaid hindama oma altminekuid kui häid võimalusi õppimiseks. Kirjuta mõne reaga lahti, et mis jäi möödunud nädalast Sul hinge kriipima. Proovi hinnata, et miks Sa just selles olukorras nii käitusid ning kuidas oma käitumist muuta kavatsed.

Alt leiad mõned abistavad küsimused ja ka ühe näidise – kuidas üks tulemuspäevik välja näeb.

[thrive_custom_box title=”Küsimused iseendale” style=”light” type=”color” color=”#8224e3″ border=”#81d742″]

[one_half_first]

Küsimused õnnestumiste kohta

  • Mis olukorras töötasin ma nutikamalt, mitte rohkem? Millal suutsin ma paremini juhtida oma energiat, et saavutada vähemaga rohkem (80:20 -reegel)?
  • Milliseid asju suutsin ette kavandada?
  • Millal suutsin ma ära hoida välistest osapooltest lähtuvat survet? Kas ma suutsin kehtestada iseennast? Kas ma suutsin olla veenev – et seada piire oma kolleegide suhtes, oma kõrgemate ülemuste suhtes, rääkida läbi edukalt klientidega?
  • Kas ma suutsin tasakaalustada nii ülesannete kui ka inimeste juhtimise aspekti?
  • Kas ma suutsin luua uusi võrgustikke või sidemeid, kaasata edukalt enda probleemide lahendamiseks ressursse oma tiimist või organisatsioonist väljaspool?
  • Kuidas ma suutsin enda tegevusi paremini müüa – et teised suudaksid minu ja minu meeskonna töö tulemusi paremini näha ja hinnata?
  • Mis olukorras suutsin ma iseenda piiranguid teadvustada ja kelleltki abi paluda?
  • Milliseid uusi asju ma suutsin käivitada või milliseid muudatusi algatada? Kui tegu on suuremate teemadega, siis mis vallas suutsin ma hakata astuma esimesi samme?[/one_half_first]

[one_half_last]

Küsimused õppeotstarbeliste õnnestumiste kohta

  • Kui hakkasin millegi kallal tööle ilma pikema mõtlemiseta, siis miks langesin tegutsemise lõksu? Miks ma ei suutnud teadvustada nutikamat viisi asjade tegemiseks?
  • Kui ma ei saanud hakkama endale võetud eesmärkidega või ei tulnud välja nõutud tähtajaks, siis millest tulenes minu kehv aja- või prioriteetide juhtimine?
  • Kui lasin ennast survestada väljast peale surutud ülesannete täitmisest, siis miks ei suutnud “ei” öelda? Miks lasksin teistel iseenda prioriteete dikteerida? Miks ei suutnud ma ennast kehtestada või arvamust selgemini väljendada?
  • Kas ma rikkusin tasakaalu ülesannete ja inimeste juhtimisel? Kas olin liigselt keskendunud ühele või teisele ja see maksis mulle kätte?
  • Kui tegutsesin mõtlematult, siis kas see oli seda väärt? Kas see läks kallimaks maksma kas rikutud inimsuhete, kulutatud aja, raha, mõttetu energia, stressi või muu näol?
  • Kas ma töötasin iseennast piirates ega suutnud kasutada saadaolevaid ressursse enda ümber?
  • Kas ma ei suutnud teistelt abi paluda või ei suutnud ise oma piire tajuda?
  • Milliste asjade käivitamisega või muutmisega ei saanud ma hakkama? Kuhu ja miks ma pidama jäin?

[/one_half_last]

[/thrive_custom_box]


Minu iganädalane tulemuspäevik – tänane kuupäev

Minu õnnestumised nädala vältel

Loetle üles vähemalt kolm asja, mida Sa nädala jooksul tegid ja mis tõid kaasa mingi reaalse tulemuse. Ära mine detaili, kuid hea oleks, et kui Sa lihtsalt põhjendaksid paari sõnaga, et miks neid tegevusi tegid ja miks Sa ennast nende pärast kiita soovid. Vasta küsimustele: Mis on see, mille üle ma uhke olen? Mida saavutasin? Kuidas minu teod aitasid minu tiimi? Mis töötas hästi? Mis tegi mu ettevõtmise edukaks? Millist retsepti või näpunäiteid saan teistega jagada?

[thrive_custom_box title=”Minu õnnestumised sel nädalal” style=”light” type=”color” color=”#8224e3″ border=”#81d742″]

1.      Lahendasin enda meelest päris hästi konflikti ühe olulisema kliendiga Ta oli mitmel korral oma pahameelt e-posti teel väljendanud. Käisin temaga nüüd koos lõunat söömas. Meie vestlus lubas tal auru välja lasta ja andis mulle mitmeid ideid, kuidas meie asju parandada.
2.      Arutasime järgmisel päeval kolleegidega läbi, et mida teha, et analoogseid probleeme edaspidi vältida. Kiidan, et ma ei olnud nõupidamisel liiga dominantne. Kuigi ma olin lahenduste peale juba ise palju mõelnud, siis ei pakkunud ma koosolekul ise kõiki lahendusi välja, vaid osalesin eelkõige küsimuste esitajana. See sundis kõiki rohkem mõtlema ja ideid sai rohkem kui ma ise oleksin omapoolse monoloogiga esinenud.
3.      Suutsin jälle avaldada kiitust töö eest ühele alluvale. Mul on raske head sõna öelda. See tundub võlts. Alluvad on mulle öelnud, et nende jaoks on minu tagasisidet vaja ja tundub, et kiituse jagamine hakkab mul üha loomulikumalt välja tulema.

[/thrive_custom_box]

Minu õppeotstarbega õnnestumised nädala vältel

Loetle üles vähemalt kolm asja, mida oleks võinud nädala jooksul teisiti teha ja mida ma nendest õppisin. Mis oli see, mida ma oleksin võinud paremini teha? Kas ma tajusin olukorda valesti? Mida õppisin? Missugused oleksid alternatiivid? Mida ma teen järgmine kord teisiti? Kas on mingi tegevusmuster, mis kipub mul valesti minema, mida ma peaksin muutma? Kui ma ise ei tea mida teha, siis kes võiks mind aidata?

[thrive_custom_box title=”Minu õppeotstarbelised õnnestumised sel nädalal” style=”light” type=”color” color=”#8224e3″ border=”#81d742″]

1.      Esmaspäeval tõstsin häält alluva peale, kes ei suutnud piisavalt kiirelt ühte ülesannet täita. Kiire oli, aga mu reaktsioon polnud õigustatud. Ma ei suutnud emotsioone ohjata. Mul selle alluvaga juba pikemalt konflikt vindumas. Ta kipub jalgu järel vedama. Samas – ma ei tea, et mis põhjusel on ta hakanud kehvemini töötama ja ma ei ole seni talle ka otse öelnud, et ma temaga rahul ei ole. Üleüldse – me pole pikalt temaga aega maha võtnud, et üks-ühele põhjalikumalt vestelda. Lepin kohe esmaspäeval aja kokku, et seda lõpuks teha.
2.      Teisipäevast neljapäevani tegin ületunde ja olin uppunud, et saaksime oma tiimiga pilootprojekti raporti valmis Probleem prioriteetide seadmisega ja juhendamisega minu poolt. Pidin raporti osad ise ümber kirjutama ja kõigi tööd kannatasid. Kui oleksin korraldanud nii, et osad oleksid minuni jõudnud juba eelmisel nädalal, siis oleks olnud lihtsam need kommentaaridega tagasi saata ja nad oleksid ise saanud timmimisega hakkama. Edaspidi tean.
3.      Kuni reedeni ei õnnestunud mul oma e-maili postkasti tühjaks teha. Mõned on juba saatnud korduvaid meeldetuletusi Kipun ikka jätkuvalt e-postile vastates romaane kirjutama. Peaksin rohkem endale meelde tuletama seda ajajuhtimise nippi, et kuidas vastata maksimaalselt 3 lausega. Ja kui 3 lausega ei saa, siis on mõistlik korraldada kas telefonivestlus või nõupidamine.

[/thrive_custom_box]

Soovid STEP päevikut alla laadida? Siin see on wordi docx formaadis: STEP_tulemuspaeviku_vorm

 

PS. Diary image courtesy Moleskine from https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/e/e8/Moleskine_-_02.jpg

 

Autorist ...

Marko Rillo on juhtimiskonsultant, koolitaja ja executive coach. Temaga saab ühendust siit

Blogipostitused:

Leave a Reply:

Your email address will not be published. Required fields are marked

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}